مررنا جميعًا بهذا الموقف. العميل يريد العمل منجزًا منذ الأمس، وها أنتم هنا. الساعة 2 فجرًا، وحدكم، وشاشة فارغة تحدّق فيكم. تعيشون في ضغط عمل متواصل. يتسلل الإرهاق الذهني والجسدي، ويدفعكم، بوعي أو دون وعي، إلى عادات تراكم التوتر. تقضون ما تبقى من وقت الراحة القليل في الاسترخاء والنوم بلا انتظام. ويصبح إنتاج عمل جيد أصعب فأصعب. وقبل أن تنتبهوا، تجدون أنفسكم في طريقكم إلى شوط أخير آخر من أجل العميل مرة أخرى.

إذا كنتم تقرأون هذا، فأنتم في منتصف الطريق إلى الحل

عملت سنوات طويلة في بيئات تصميم مرهقة، يدفعك فيها الآخرون إلى استنزاف نفسك لتحقيق نجاح تجاري-لكننا-قلنا-لك-إنه-مستقبلك-المهني. سواء كانت شركة ناشئة طموحة لا يبدو فيها أي عمل تنجزه كافيًا لإرضاء شغفك، أو مشروعًا مرهقًا في وكالة تعمل فيه طوال الليل بلا توقف قبل موعد التسليم في صباح اليوم التالي.

وكثيرًا ما يكون "الحل السهل" لدى الإدارة أن تتركك تضرب رأسك بالحائط حتى ينكسر شيء ما، إما الحائط أو سلامتك النفسية، لتحصل على النتيجة التي تريدها. لكن هل هذا ضروري فعلًا؟

أعمل في OOZOU منذ أكثر من عام. وكنت محظوظًا بأن أكون جزءًا من مرحلة انتقالية مهمة، تحوّل فيها فريق من 4 مصممي UI/UX تدريجيًا إلى فريق يضم أكثر من 10 مصممي منتجات. إليكم ما تعلمناه حتى الآن:

ملاحظات الاجتماع مسؤوليتكم أيضًا

كلما حضرتم اجتماعًا، دوّنوا ملاحظاتكم الخاصة. مدير المشروع والعميل وزملاؤكم في الفريق لا يستطيعون إلا إعطاءكم المتطلبات العامة لما يجب تسليمه. هم يؤدون عملهم، وعليكم أنتم أيضًا أن تعرفوا كيف تؤدون عملكم. لا تسرحوا أثناء الاجتماع وتعتمدوا على الآخرين ليلخّصوه لكم.

وجود أكثر من نسخة من ملاحظات الاجتماع يمنحكم منظورًا أوسع لما ربما فاتكم (أو فات غيركم) أثناء النقاش. في فريقنا، يلتزم كل شخص بتدوين ملاحظاته الخاصة ومقارنتها بملاحظات الآخرين في اجتماعات الختام (وهي اجتماعات داخلية نعقدها مباشرة بعد كل اجتماع مع العميل). وبهذا يصبح الجميع على الصفحة نفسها، لأنه من المرجح جدًا أن يكون شخص آخر قد دوّن ما فاتكم في النقاش الأول.

لا تخافوا من قول "الوقت غير كافٍ"

التقدير الأقل من الواقع من أكثر المشكلات شيوعًا في هذا المجال. فكلنا نقلق من أن يُنظر إلينا على أننا "كسالى" نعقّد الأمور دائمًا إلى درجة تبدو فيها مهمة من يومين وكأنها مشروع يمتد سبرينتين.

هذه أول عقبة عليكم تجاوزها. كونوا صادقين.

ليس من الخطأ أبدًا أن تقولوا إن الوقت لا يكفي لإنهاء العمل. فالاعتراف بأنكم على الأرجح لن تنتهوا في الموعد أفضل بكثير من الكذب لتجنّب الأسئلة، ثم تدمير خطة العمل التي وضعها فريقكم لاحقًا. إذا لم تكونوا متأكدين من قدرتكم على الإنجاز في الوقت المحدد، فتحدثوا وأخبروا الفريق، وربما تعملون معًا على حل واضح. كل من يعمل باحترافية يفضّل أن تحترموا التزاماتكم، وأن يعتمد عليكم في إنهاء العمل في الموعد الذي حددتموه.

إدارة الذات مسؤوليتكم

لدى معظم الشركات أدوات إدارة رئيسية تخطط بها عبء العمل خلال المشروع. لكن هذه الأدوات بعيدة عن الكمال، وتقدم أحيانًا تفاصيل أقل أو أكثر من اللازم. لذا قد تحتاجون أحيانًا إلى قائمة مهام شخصية تقسّمون فيها ما عليكم إنجازه إلى أجزاء.

أي أداة تصلح طالما أنها في متناولكم وقتها. أستخدم حاليًا dynalist أداةً رئيسية، لأنها تتيح إزاحة عناصر القائمة بسرعة بضغطة tab واحدة، ثم أقسّمها لاحقًا إلى مهام فرعية أصغر. ويمكنكم أيضًا رسم مهامكم على شكل خريطة ذهنية إن لم تكونوا ممن يفضلون الكتابة.

من المهم أن تكون هذه المهام على شكل قائمة تحقق، لأنها تجبركم على ترتيبها في محطات أصغر يمكنكم التعامل معها. والمدهش أن الشعور بالرضا عند شطب كل عنصر يحافظ على حماسكم.

توقفوا عن التسويف، وافعلوا شيئًا. أي شيء.

في كل مرة تترددون في القيام بشيء ما وتنشغلون بأمر آخر دون حماس، يأكلكم من الداخل شعور بأن الوقت يضيع هدرًا. وقد يزيد ذلك من إحباطكم ويمنعكم من إنجاز أي شيء، لأنكم تلومون أنفسكم على عدم القيام بما يُفترض أن تقوموا به.

ربما ترغبون في مشاهدة فيديو على يوتيوب بينما تشعرون بأن عليكم العمل. والمفاجئ أنكم ستشعرون بتحسن كبير إذا ضبطتم مؤقتًا لوقت "الترفيه". استمتعوا به دون أي قلق، ثم عودوا إلى العمل عندما ينتهي الوقت، أو العكس. وقد ثبت أن العمل على دفعات قصيرة أكثر إنتاجية في معظم الأحيان.

إذا لم تكونوا متأكدين من كيفية البدء، فتقنية Pomodoro من التقنيات الفعّالة التي يمكنكم تعديلها وتجربتها بأنفسكم بسهولة.

فقط احرصوا على ألا تبالغوا أبدًا

كنت محظوظًا جدًا بالعمل في OOZOU، حيث لا يهتم الناس فعلًا إن لم تكن تعمل طوال الوقت. بل يُشجَّع الجميع بقوة على عدم العمل أكثر من الساعات المطلوبة. ولدينا سياسة صارمة جدًا نبلغها لعملائنا: لا نعمل أي شكل من أشكال العمل الإضافي إلا في حالات الطوارئ القصوى.

هذا يعني أن عليكم إيجاد طريقة لتسليم النتائج ضمن الوقت المحدد لكم. وهذا يصنع العجائب في التوازن بين العمل والحياة. تنجزون أكثر في وقت أقصر، وتتعلمون كيف تسرّعون طريقة عملكم، دون أن تلاحقكم نظرات الزملاء التي توحي بأنكم "لا تعملون بجد مثل الجميع". والتعامل معكم كمحترفين يخلق بيئة تشعرون فيها بالارتياح، وتتحكمون فيها أكثر في كيفية قضاء وقتكم. وعندما تشعرون بأنكم مسؤولون عن أنفسكم، تأتي الإنتاجية بسهولة.