في OOZOU، تكبر مشاريع كثير من عملائنا مع الوقت، ويحتاج معظمها إلى سير عمل خاص يواكب نطاق المتطلبات المتغير باستمرار. لذلك يجب أن يكون أعضاء فريق التصميم على دراية بحجم عملهم، وأن يعدّلوا مسار عملهم بحسب كل سبرينت (Sprint). وعندما يتسع نطاق المشروع، كثيرًا ما ينقل قائد الفريق الأعضاء إلى حيث تشتد الحاجة إليهم، ما يستدعي تبسيط عملية التسليم والتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة.

التحضيرات الأولية

بما أن فريق التصميم لدينا يعمل بهيكل مسطّح بلا تراتبية، فإن تكليف أي مصمم بمشروع يتطلب موافقة جميع الأطراف: العميل، والفريق، وحتى الشخص الذي سيُنقل. فالتكليف والعمل في بيئة مريحة جزء أساسي من وقاية المصممين من الاحتراق الوظيفي. لدى OOZOU أداة تسمى people planner (نعم، نتجنب عمدًا مصطلح "الموارد")، يستخدمها قائد التصميم لاستيعاب أي تغييرات في الفريق مع احتساب وقت إضافي تقديري للتسليم. وتختلف هذه المدة بحسب تعقيد المشروعين ومواعيد التسليم فيهما. وتتيح فترة الانتقال هذه للمصممين مغادرة فريق والانضمام إلى آخر براحة.

عملية المغادرة والانضمام

لدينا دليل تصميم (playbook) شامل يساعدنا في هذه العملية، إلى جانب جلسة يعقدها المصمم الحالي ليشرح المشروع للمنضم الجديد.

عند بدء العمل على المشروع، يُدعى المصممون إلى مكالمة تعارف سريعة ويتلقون روابط تتضمن المتطلبات والرؤى. ثم يحصلون على شرح شامل لملفات التصميم الحالية مع الفريق (مع وثائق إضافية عند الحاجة). وهذا يضمن أن تسير عملية التسليم بسلاسة ومن دون عقبات طوال الوقت.

دعم من الفريق (وللفريق)

من أهم ما يميّز فريقنا أنه عندما يصطدم أحد المصممين بعقبة، يستطيع أي عضو في فريق التصميم (بل أي شخص في الواقع) أن يتدخل ويساعده، بغض النظر عن المشروع الذي يعمل عليه. ويستطيع كل من يشارك في المشروع تحسين طريقة العمل فيه، فالمصممون أحرار في طرح أفكارهم في النقاشات اللاحقة مع الفريق، أو حتى الدعوة إلى ورشة عمل سريعة لمراجعة هذه الأفكار والعصف الذهني حولها!

وبصفتنا فريق تصميم ينمو باستمرار، نحن منفتحون دائمًا على التغيير. لا توجد بقرة مقدسة في أي مشروع. فإن كانت لديكم فكرة أفضل من المعيار الحالي، يمكنكم عرضها على الفريق وتجربتها (بل وقد تتبنى مشاريع أخرى الطريقة الجديدة التي اقترحتموها!)

كما نقدّر قيود الوقت، وكثيرًا ما نبذل جهدًا إضافيًا لضمان حصولكم على وقت كافٍ للتأقلم مع المشروع وسير عمله. فالناس يتعلمون ويتكيّفون بسرعات مختلفة، وكذلك يختلف وقت التأقلم مع كل مشروع.

جلسات المراجعة (Retrospective) للنقاش المفتوح

عندما تبدأ التغييرات، لا نجلس مكتوفي الأيدي في انتظار ظهور المشكلات. فلدينا جلسة مراجعة أسبوعية للتصميم، وهي مساحة مفتوحة للنقاش والعصف الذهني حول ما يمكننا فعله لتحسين عملية التصميم في كل مشروع.

يقيّم أعضاء الفريق هذه الأفكار معًا، ويضعون مخططًا (أو قالبًا) لتجربة الطرق الجديدة ومتابعتها حتى النهاية كفريق واحد. وإن ثبتت جدوى فكرة ما بما يكفي لاعتمادها معيارًا، نضيفها إلى دليل فريقنا لتصبح تهيئة أي مصمم جديد ينضم إلى الفريق أفضل وأسرع.